Weekly Meeting, Selasa 19 Juli 2022 - Cepat, Cepat, Cepat tapi Aman

Percepatan bisnis secara umum adalah suatu proses  bisnis yang membuat dalam satu variabel waktu yang sama dapat melakukan pencapaian yang lebih tinggi daari pencapaian pada umumnya. Pencapaian dalam bisnis perdagangan misalkan dengan peningkatan penjualan/revenue, peningkatan margin, peningkatan jumlah aset dll. Dalam periode waktu yang sama, untuk dapat melakukan suatu pekerjaan yang lebih banyak artinya team yang terlibat harus melakukan berbagai perbaikan berarti. Perbaikan dalam berbagai hal yang dirasa perlu untuk meningkatan efektivitas dan efisiensi suatu proses bisnis.

Percepatan yang terukur menjadi dambaan banyak proses bisnis, namun untuk mencapai hal tersebut tidak mudah. Pemanfaatan teknologi yang optimal sangat diperlukan untuk menetapkan "time stamp" dalam setiap proses bisnis yang membuat kita dapat melihat waktu proses pada masing-masingnya. Penglihatan tersebut yang membuat suatu proses bisnis dapat diketahui lebih detail dan dicari proses apa yang memakan waktu (time consume) banyak dan membutuhkan perbaikan. Perbaikan-perbaikan dalam proses bisnis inilah yang membuat suatu percepatan bisnis dapat dicapai.

Berikut ini adalah proses pada team sales saat ini yang terbagi menjadi dua bagian utama dahulu, yakni proses pra-order dan proses order. Simak beberapa kesimpulan yang ditemukan:

1. Proses Pra-order
   Proses yang meliputi menjawab permintaan konsumen awal, membuat quotation, hingga proses terbitnya Purchase Order konsumen yang berarti pembelian terjadi. Saat ini belum ada data spesifik, namun akan mulai menjadi perhatian untuk menentukan time-stamp pada setiap proses tersebut dan menganalisa untuk mengetahui proses yang kurang dan memerlukan perbaikan di dalamnya.
2. Proses Order Penjualan
   Beberapa kesimpulan yang sudah dicapai dalam tim ini adalah menentukan estimasi waktu proses suatu penjualan, dimana kita menemukan rata-rata dalam bulan Juni proses untuk memproses suatu pesanan adalah 8 hari, dengan 1 hari adalah proses administrasi pemesanan, baik approval hingga pembayaran, kemudian 2.8/3 hari untuk proses pembelian procurement hingga pengiriman hingga tiba di gudang dan sisa 5 hari adalah proses penyiapan barang dan pengiriman oleh team logistik hingga ke konsumen.
   
   Proses mengelola suatu pesanan ini adalah proses penting yang harus di optimalkan untuk mendukung percepatan bisnis. Percepatan mengelola order, dengan mengurangi proses-proses yang ada di beberapa bagian dan departemen penunjang, baik departemen purchasing, finance hingga logistik.

Beberapa rekomendasi yang memungkinkan dalam percepatan ini antara lain:

1. Merchandising / Procurement
2. 1. Kerjasama vendor yang erat untuk mendapatkan tempo pembayaran dan memungkinkan pemesanan dapat dijalankan tanpa menunggu pembayaran
   2. Akurasi data produk yang lebih baik untuk meningkatkan percepatan informasi dari vendor ke sales
3. Sales
4. 1. Proses approval menggunakan format terbaru, lebih lengkap. Namun perhatikan apakah ini dapat digunakan dalam jangka panjang, terutama untuk produk yang sudah memiliki data akurat.
   2. Optimalisasi komunikasi konsumen melalui module discuss, module komunikasi email dengan template dan aktivitas sales (telpon, kunjungan).
   3. Optimalkan komunikasi konsumen. Jalin relasi lebih hangat dengan konsumen yang memiliki potensi penjualan baik dan rutin, dalam hal ini adalah konsumen dengan LOB autoshop, otomotif, general trading (reseller) dan manufaktur.
   4. Fokus pada mengelola leads konsumen lama, potensi tinggi
   5. Pindahkan proses pengiriman barang ke logistik
5. Logistik
6. 1. Serah terima tugas untuk lalamove dan deliveree ke logistik.
7. Teknologi Informasi
   
8. 1. Penyambungan data stok Odoo dengan stok pusat  yang dapat diakses melalui website indoteknik.com. Hal ini akan mempercepat proses informasi stok produk 'internal'.
   2. Delivery slip

Demikian kiranya perbaikan-perbaikan kecil yang bertujuan untuk percepatan bisnis dengan tujuan peningkatan jumlah transaksi, peningkatan jumlah konsumen aktif, peningkatan revenue team. Semangat selalu, happy selling.